نکات کلیدی کتاب
- در آماده شدن برای برگزاری یک جلسه، پیشاپیش اهداف آن را تشریح کنید و به شرکت کنندگان اجازه دهید و به مرور اسناد مربوطه بپردازند.
- از
شرکت کنندگان بپرسید که برای صحبت پیرامون موارد ذکر شده در دستور کار
جلسه به چقدر زمان نیاز دارند سپس ۵۰ درصد زمان بیشتر را به آن را اضافه
کنید اغلب افراد زمان لازم برای صحبت را کمتر از حد معمول تخمین می زنند.
- برنامه
ریزی و اجرا بسیار مهم هستند از انتخاب مکان های پرتردد و اتاق هایی با
اندازه نامناسب اجتناب کنید هرگونه نیاز به وسایل فنی را از پیش در نظر
بگیرید.
- برای صرفه جویی در وقت امکان برگزاری جلسات آنلاین برای دست یابی به هدفتان را بررسی کنید.
- از یک تسهیل گر بی طرف برای مثبت و متمرکز نگه داشتن فضای جلسه استفاده کنید.
- برای دستیابی به خروجی های مشخص و تعریف شده تلاش کنید.
- از
دستورکار جلسه پیروی کنید اگر بحثی طولانی شد همراه گروه تصمیم بگیرید که
آن را ادامه دهید، آن را به بعد موکول کنید و یا یک زیر گروه مشخص کنید که
به آن موضوع بپردازد و نتیجه را گزارش دهد.
- برای تشویق افراد به ارائه پیشنهادات جالب، حین انجام توفان فکری به ارزیابی نظرات نپردازید.
- سعید کنید به توافق برسید و سپس تصمیم اتخاذ شده را به گام هایی اجرایی تبدیل کنید قبل از خاتمه جلسه، وظیفه هر فرد را مشخص کنید.
- پایان دادن جلسه در زمان مقرر، کارا ترین راه برای ارزشمند کردن جلسات است.
آنچه در این چکیده می آموزید
- چه چالش هایی باعث عدم بهره وری جلسات می شوند؟
- چگونه جلسات را برای دستیابی به یک هدف مشخص هدایت کنید؟
- چگونه جلسه را به نحوی موثر و متمرکز پیش ببرید؟
آیا
از جلسات می ترسید؟ آن ها در بدترین حالت می توانند بی هدف، خسته کنند و
مایوس کننده باشند با این وجود همین جلسات در بهترین حالت می توانند بسیار
پربار و حتی انرژی را باشند. چارلی هاوکینز راه انرا به شما نشان می دهد او
فعالیت های انجام شده در جلسات را به اجزای اصلی تقسیم می کند و نکاتی را
برای برنامه ریزی، اداره و خاتمه دادن جلسات ارائه می کند
او در یک
سری دروس خوش ساختار، دلایل عدم موفقیت جلسات را گوشزد کرده و شما را مجهز
به ابزاری می کند که همواره باید از آن ها استفاده کنید اگر می خواهید یک
جلسه دونفره ترتیب دهید و یا اینکه همه اعضای تیم را دور هم جمع کنید.
اصول جلسه
برای
به دست آوردن نتایج دلخواه از جلسات از پیش برنامه ریزی کنید چهار اصل
برنامه ریزی را در نظر داشته باشید: (هدف، افراد، مکان و آمادگی)
اولین
قانون یک جلسه، داشتن هدف است هدف شما شاید مبادله اطلاعات، ارائه گزارش
به موسسین یا شنیدن یک سخنرانی باشد، یا شاید بخواهید دوره آموزشی جدیدی
ارائه کرده یا اهداف شرکت خود را مشخص کنید.
در یک پیش جلسه، اهداف
جلسه خود را به تسهیل گر، ثبت کننده مباحث و سایر شرکت کنندگان توضیح دهید و
نقش آن ها در جلسه را مشخص کنید این اهداف مشخص را به برنامه ها و خروجی
های مشخص پیوند دهید سپس فهرست کامل شرکت کنندگان و دستورکار جلسه را تهیه
کنید.
پیشاپیش اهداف را با تمامی کسانی که در جلسه شرکت خواهند کرد در میان بگذارید
در
مورد اهداف جلسه خود صریح و صادق باشید برای مثال اگر جلسه را برای کسب
حمایت از عقاید خود ترتیب داده اید و چیزی که واقعا می خواهید همین است،
وانمود نکنید جلسه برای یافتن بهترین راه حل تشکیل می شود وادار کردن افراد
به تلاش برای دستیابی به یک هدف پنهانی بسیار بی فایده است.
کم بودن
تعداد حضار و همچنین زیاد بودن آنها می تواند از بهره وری جلسه بکاهد
بنابراین ابتدا اندازه گروه مناسب برای هدف خود را مشخص کنید
گروه
های بزرگ برای مباحث یک طرفه مثل اعلان های عمومی مناسب هستند گروه های
کوچک برای همکاری و تبادل نظر مناسب ترند در صورت لزوم می توانید گروه های
جلسات بزرگ را به زیر گروه ها تقسیم کنید فهرست شرکت کنندگان را به افرادی
محدود کنید که مستقیما با موضوع جلسه در ارتباط هستند و مطمئن شوید که
همکاران اثرگذار در تصمیمات، در جلسه شرکت می کنند
اگر آن ها نمی
توانند شخصا در جلسات شرکت کنند پیشنهاد دهید که از راه دور مثلا با تلفن
یا ویدئو کنفرانس در جلسات مشارکت داشته باشند یا از آن ها بخواهید نماینده
ای به جای خود بفرستند.
سپس محل برگزاری جلسه را ارزیابی کنید آیا
اتاق مورد نظر با توجه به تعداد شرکت کنندگان مناسب است؟ آیا میزان صداهای
مزاحم بیش از حد نیست؟ آیا دکور بی روح و نامرتب است و یا زنده و ترغیب
کننده است؟
به دنبال شرایطی باشید که موجبات راحتی و تعامل سازنده را
فراهم آورد در برخی موارد شاید بهترین راه حل ممکن، ملاقات های غیر همزمان
یا جلسات آنلاین به جای مباحث رودررو باشد بازه زمانی مشخصی در نظر بگیرید
تا شرکت کنندگان دیدگاه و نظراتشان را در فضای آنلاین به اشتراک بگذارند.
به
این ترتیب افراد می توانند نظرات یکدیگر را دریافت کنند، در مورد آن نظر
دهند و برمبنای آن تصمیم گیری کنند در انتهای زمان از پیش تعیین شده، نظرات
آن ها را خلاصه کرده و به همه اعلام کنید.
این یک روش موثر طوفان فکری است که باعث مشخص کردن اولویت های بخش های مختلف و ایجاد توافق در اتخاذ تصمیمات شرکت می شود.
اکنون
بر دستور جلسه خود تمرکز کنید قبل از اضافه کردن هر موردی به آن، فکر کنید
که آیا به تامین اهداف جلسه کمک می کند یا خیر، سپس هر موضوع حاشیه ای یا
تکراری را حذف کنید هنگام فهرست کردن موارد، تا جای ممکن همه جزئیات را
مشخص کنید و همیشه یک چارچوب زمانی برای بحث کردن راجه به آن ها در نظر
بگیرید
اگر شرکت کنندگان موضوعی را به دستور جلسه اضافه می کنند،
زمان لازم برای بحث کردن راجع به آن را از آن ها جویا شوید و سپس ۵۰ درصد
به آن ها اضافه کنید اغلب افراد زمان لازم برای یک بحث را کمتر از حد معمول
تخمین می زنند.
برای برگزاری یک جلسه کارا و روان، قوانینی پایه ای تنظیم کنید
نحوه
معرفی موضوعات جدید و اتخاذ تصمیمات توسط شرکت کنندگان را مشخص کنید
قوانین رایج شامل این موارد هستند: اجازه دادن به همه شرکت کنندگان برای
ارائه نقطه نظراتشان، اتمام جلسه در موعد مقرر اجتناب از انجام مکالمات
جانبی ارسال ایمیل یا تماس های تلفنی در حین برگزاری جلسه مخصوصا هنگامی که
کسی در حال صحبت برای جمع است
همچنین در جلسات موفق، هدف گروه دست یابی به اتفاق نظر می باشد و در صورت عدم توافق حضار می توان از روش رای گیری استفاده کرد.
در
نهایت همه ابزار لازم برای برگزاری جلسه را بررسی کنید امکانات فنی در
آمادگی جلسات، بسیار حیاتی است حتی اگر میزبان به شما اطمینان دهد که همه
امکانات فراهم است نسخه های مختلفی از ارائه خود و تجهیزات لازم را
همراهتان داشته باشید.
یک جعبه لوازم کار برای مواقع اظطراری همراه
داشته باشید: سه راهی، دفترچه شامل مطالبی که می خواهید ارائه دهید ماژیک،
سه پایه، خودکار های اضافه، کاغذ و ساعت
دگر صفحات:
جمع بندی
قبل
از اتمام جلسه چهار نکته مربوط به اتمام جلسه را بررسی کنید: توافق، صدور
رای، نقد/ تجلیل و ارتباط حذف حتی یکی از این گام های حیاتی همه زحمات شما
برای برنامه ریزی و برگزاری جلسه را هدر می دهد
پس از بررسی همه گزینه هایی که گروه مطرح کرده اند، به عنوان یکی مجموعه تصمیم بگیرید که کدامیک از نظرات ارزش پیگیری دارند
توافقاتی
که از طریق بحث به دست آمده باشند ارجحیت دارند، رای گیری باید آخرین
گزینه باشد، زیرا گروه را به برندگان و بازندگان تقسیم می کند
از
تفکر گروهی یا تصدیق کردن نظرات، قبل از اینکه همه آن ها را لحاظ کنید، همه
شرکت کنندگان را به بحث بکشانید و آن ها را تشویق کنید که هرگونه شروط و
استثنائات را نیز بیان کنند.
در فواصل معین، رای گیری از مخالفان و
موافقان را با استفاده از مشت بسته تا ۵ انگشت باز انجام دهید تا نظر هر یک
از شرکت کنندگان را بفهمید هرچه با تصمیم موافق تر باشند ۵ انگشت خود را
بالا می برند و اگر اصلا موافق نباشند مشت خود را بالا می برند
این کار به شما دیدگاهی سریع از موردی می دهد که افراد باید برای به توافق رسیدن پیرامون آن تلاش کنند.
وقتی
به توافق رسیدید، تصمیمات گروه را به گام هایی مشخص تقسیم کنید و افرادی
را انتخاب کنید که به آن ها بپردازند گاهی شرکت کنندگان نگرانند که اگر
نظرات خود را بیان کنند، مجبور شوند اجرای آن را نیز به عهده بگیرند
این
ترس، افراد را از ارائه پیشنهادات خوب باز می دارد در واقع، اغلب کسانی که
بهترین نظرات را ارائه می کنند، افراد مناسبی برای انجام برنامه ریزی و
پرداختن به جزئیات نیستند با مجزا کردن طوفان فکری و اجرا به عنوان دو
فعالیت جداگانه با مسئولیت های متفاوت، افراد را به ارائه نظراتشات تشویق
کنید.
در هر حال، بهترین کاری که می توانید انجام دهید پایان دادن
جلسه در وقت مقرر است اگر این کار را انجام دهید، افراد در می یابند که به
برنامه زمانی آن ها احترام می گذارید حین اجرای جلسه به زمان بندی خود
پایبند باشید، بنابراین هنگامی که به مباحث نهایی دستورکار جلسه نزدیک می
شوید، به زمان پایان جلسه نیز نزدیک شده اید
اگر در طول جلسه زمان
بیشتری را به یک موضوع خاص اختصاص داده اید، بحث کردن درباره اثرات آن
تصمیم بر دستور کار جلسه را فراموش نکنید.
موفقیت های حاصل از جلسه
را ارزیابی کنید و به رفع کمبودها بپردازید برای استفاده از یک سیستم رتبه
بندی موارد صحیح و موارد نیازمند تغییر فهرست مواردی که به خوبی انجام شده
اند و آن هایی که نیازمند تغییر هستند را تهیه کرده و سپس گزینه های خود
برای بهبود آن ها را مطرح کنید.
این کار به شما کمک می کند تا الگوها
و رفتارهایی که باعث کاهش اثرگذاری گروه می شوند را از ریشه برکنید یادتان
باشد که هم دستاوردهای فردی و هم موفقیت های گروهی را تشویق کنید لازم
نیست قدردانی بسیار پیچیده باشد، فقط کافیست با ملاحظه باشید، مثلا شیرینی
تعارف کنید و یا اگز جلسه شما الکترونیکی است، یک ایمیل تشکر بفرستید.
اگر
صورت جلسه را تهیه و منتشر نکنید، درست مانند آن است که جلسه ای برگزار
نشده است یادداشت ها باعث مرور مطالب جلسه می شوند و مواردی که باید کامل
شوند را به افراد یادآوری می کنند
یادداشت موارد بر صفحات بسیار بزرگ
در طول جلسه به شما اطمینان می دهد که گروه نیز موضوع را پی گیری می کند
موضوعات مرتبط، توافقات حاصله و مسئولیت های فردی را فهرست کنید
نظرات موافق و مخالف جلسه را نیز در نظر بگیرید صورت جلسه را به سرعت بین شرکت کنندگان و سایز گروه های ذینفع توزیع کنید
ارسال یک ایمیل یادآوری قبل از جلسه آینده به کسانی که موظف به انجام کاری هستند نیز مفید است.
جلسات دنیای مدرن
اگر جلسه شما رودررو و دو نفری است و یا از طریق ویدئو کنفرانس و یا یک جلسه آنلاین انجام می شود، اصول اولیه در مورد آنها یکسان است
برای
جلسه هدفی در نظر بگیرید و آن را به گام های بعدی پیوند بزنید مطمئن شوید
که افرادی کلیدی در جلسه شرکت کرده اند و اندازه گروه را درست انتخاب کرده
اید اهمیت حضور افراد را به آن ها توضیح داده و همه مستندات را به صورت
آنلاین یا از طریق ایمیل در اختیار آن ها قرار دهید به یاد داشته باشید
تماس
های تلفنی یا جلسات آنلاین می تواند افراد را از ابعاد دیداری مشارکت
محروم کند، بنابراین هنگام صحبت خود را معرفی کنید و گاهی برای شنیدن پاسخ
سایرین سکوت کنید
اگر باید با شخصی جلسه رودررو برگزار کنید، مطمئن
شوید که زمان جلسه برای هر دوی شما مناسب است اصول اولیه برگزاری جلسه در
این مورد هم صدق می کنند که عبارتند از : به سمت گام های عملی پیش بروید،
حواس پرتی ها را به حداقل برسانید و نسبت به زمان اختصاص یافته به هر مورد
حساس باشید پرداختن به موضوعات تصادفی و ناخواسته ممکن است باعث به هم
ریختن برنامه شخص مقابل شود
سعی کنید یک مکان خنثی انتخاب کنید،
بنابراین هیچکس برتری روانی نادرستی بر دیگری نخواهد داشت افراد اغلب
فراموش می کنند که مباحثات دونفره خود را با توافق در مورد گام های عملی به
پایان ببرند حتی اگر جلسه شما غیر رسمی است، اهداف آن را فراموش نکنید
فهرست مواردی که باید مورد بررسی قرار گیرند و اشخاص موظف به انجام آن ها
را مرور کنید.
